Günümüzde ekip çalışması ve işbirliği çalışma hayatının kaçınılmaz doğal süreçleri haline geldi. Ekip çalışmasının yarattığı sinerji her firmanın başarı kıstası arasına girmiş bulunmakta.
Ekip çalışmasının en temel paylaşım ortamı bildiğimiz üzere gerçekleştirdiğimiz toplantılardır. Saatler süren uzun toplantılar alınan notlar ve kararlar ile son bulur. Ancak bu kararların takip edilmesi Projelerimizle olan ilişkilerinin oluşturulması gibi konular genelde açıkta kalır. Ve izlenmesi zordur.
Kurumsal Proje Yönetimi dünyasında atanan görevlerin takibi, görev ataması sürecinin kolaylığı, onay süreçlerinin ve tamamlanma seviyelerinin monitör edilebilmesi projeleri takip edebilmek açısından önem taşımaktadır.
Uzun yıllardır Kurumsal Proje Yönetimi konusuna odaklanan firmamız, müşterilerimizden gelen ihtiyaç ve talepler doğrultusunda tüm toplantı yönetimi aşamalarında bize kolaylık sağlayan MeetManage uygulamasını geliştirdi.
Uygulamamızın genel özelliklerini kısaca şöyle anlatabiliriz;
MeetManage ( Toplantı Yönetim Yazılımı ) SharePoint üzerinde toplantı rezervasyonu yapmaya ve toplantı aksiyonlarının yönetmemize imkân veren bir uygulamadır.
Toplantı yönetim yazılımı temelde iki modülden oluşuyor.
- Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi
- Toplantı rezervasyonu
Toplantı aksiyonlarının yönetilmesi ve takibi;
MeetManage ile toplantılarınızı daha verimli hale getirebilir, toplantı esnasında aksiyonlar not edebilir, ilgili kişilere atayabilir, atadığınız görevleri onay aşamasından geçirerek toplantı yönetimi yapabilirsiniz.
Not alınan aksiyonların türlerini oluşturabilir ve belli rutinlerde bildirimler ile iş takibi yapabilirsiniz. Toplantı aksiyonlarını istediğiniz kırılımda tanımlayabilir ve isterseniz birden fazla kişiye atayabilirsiniz. Aynı zamanda aksiyonlara doküman ekleyerek görev ile açıklayıcı bilgilendirme yapabilirsiniz.
‘’Parking lot’’ özelliği ile daha sonra konuşulabilecek konular ileride değerlendirmek üzere park edilip sırasını bekleyebilir.
Toplantı maddeleri hakkında toplantı sahibine ve katılımcılara seçilen zaman aralığı için otomatik bilgilendirme yapma özelliği de vardır.
Atanan görevlerin karşılıklı takip edilmesi ve tamamlanma yüzdelerinin girilebilmesi uygulamamızın en can alıcı özelliklerindendir. Toplantı sahibi görevlerinin ilerlemesini anlık durumlarını görebilir.
Tamamlanan görevler onay mekanizması sayesinde yönetici tarafından onaylanır veya reddedilir. Böylelikle takibi yapılır.
En çok önem verdiğimiz konu ise kişilere atadığımız görevlerin Proje Yöneticisi tarafından kolayca takip edilebilmesidir. Böylelikle Proje yöneticisi projesi ile ilişkili aksiyonları hızlıca görebilecektir ve çalışmalarını etkileyecek planları takip edebilecektir.
Projelerimizin sayısı arttıkça aksiyonlarımızı takip etmek karmaşık hale gelmektedir. Bu aşamada hızlıca alabileceğimiz raporlar. İşimizi kolaylaştıracaktır. Başlamamış işleri, onay bekleyenleri, red edilenleri ve ayrıca Proje ismine göre ilişkili aksiyonları gelişmiş rapor alma özelliğimiz ile takip edebilirsiniz.
Toplantı rezervasyonu;
Uygulamamızın ikinci modülü arzu edilir ise ilk modülden ayrılabilir ya da beraber kullanılabilir. Bu modül toplantı odası rezervasyonu ihtiyacını karşılamak için tasarlanmış bir çözüm sağlamaktadır.
Rezervasyon esnasında toplantı odası, toplantı zamanı ve katılımcılar seçilerek ilerlenirken aynı zamanda toplantı ile ilgili olabilecek dokümanlarda toplantı rezervasyonuna eklenebilmektedir.
Toplantı odalarını planlarken uygunluk durumlarını görebilir, toplantı çakışmalarını önleyebilirsiniz.
Toplantı odasının fiziksel koşulları da ( toplantı kişi sayısı, projeksiyon, ses düzeni, PC vs. ) görülerek ihtiyaca yönelik seçimler buradan yapılabilmektedir.
Sürükle bırak özelliği ile rezervasyon esnasında yapılmak istenen değişiklikleri hayata geçirmekte kolaylık sağlamaktadır.
Rezervasyon yaparken tür seçimi yapabilir, toplantıları takvim şeklinde görüntüleyebilir ve farklı görünüm seçeneklerini tercih edebilirsiniz.
Bu yazımızda MeetManage ürünümüzün kısaca özelliklerini sizlere anlatmaya çalıştık. Daha detaylı bilgi ve deneme imkânları için bizimle irtibata geçmeniz yeterli olacaktır.
