Project Portfolio Management

Microsoft, Forrester Danışmanlık firmasına şirketlerin Office 365 Proje ve Portföy Yönetimi’ni kullanarak elde edecekleri potansiyel yatırım getirisini (ROI) incelemek üzere Toplam Ekonomik Etki (TEI) çalışması yaptırdı.

Bu çalışmanın amacı, okuyuculara Office 365 PPM’ in kuruluşlar üzerindeki potansiyel mali etkisini değerlendirmek için bir çerçeve sunmaktı.

Forrester, Office 365 PPM uygulamasıyla ilgili fayda, maliyet ve riskleri daha iyi anlamak için Office 365 PPM ‘i kullanan pek çok yıllık tecrübeye sahip dört müşteriyle görüştü.

Microsoft Office 365 PPM, kuruluşların kaynak yönetimini geliştirmesine, proje yönetimi performansını artırmasına ve projelerin, programların ve portföylerin görünürlüğünü artırmasına yardımcı olan bulut tabanlı bir hizmet olan yazılım (SaaS) ürünüdür.

Bulut tabanlı bir çözüm olarak, Office 365 PPM ayrıca altyapı maliyetlerini düşürür ve maliyetli yazılım güncellemelerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Ayrıca, Office 365 PPM, Office 365 ürünleri ile sinerji ve SharePoint ve Power BI ile rahat entegrasyon sağlarken, iş hacmindeki büyüme kolayca takip edilebilir.

Office 365 PPM öncesinde, proje yöneticileri on-premises proje yönetimi çözümleri uygulamıştır. Birçok durumda, Microsoft Excel proje yöneticilerinin proje ilerlemesini ve performansını izlemek için tercih ettiği araç olmuştur.

Bu durum, finans ve proje yönetimi ofisleri (PMO) için projelerde görünürlüğü kısıtlayarak proje portföylerini stratejik olarak  yönetme kabiliyetini engelledi.

Office 365 PPM ile müşteriler, proje yönetimi performansı üzerinde daha fazla görünürlük sağlayan daha tutarlı proje yönetimi uygulamaları oluşturmayı başardılar.

Proje Portföy Yönetiminde daha iyi stratejik kararlar alma becerisi ile liderlik sağlamıştır.

Microsoft Office 365 PPM hakkında konuşurken bir kuruluşun PMO lideri şu cümleleri kurmuş “Projelerin görünürlüğü çok yüksekti. . . Özellikle kurumsal seviyede uyarlama yapabilmiş ve tüm proje portföyünüze ilk defa görünürlük kazandırabilmişseniz aynı zamanda seçim yapabiliyor, önceliklendirebiliyor ve düşünceleri sıralamaya koyabiliyorsanız… ”

Forrester araştırma şirketinin konu ile ilgili çalışmasına aşağıdaki link yardımı ile ulaşabilirsiniz:
http://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RCaEMX

Bir PPM ürünü almak istiyorsunuz demek?

Ama hazır mısınız?

PPM ve EPM ürünleri önemli faydalar sağlayabilir, fakat bu faydaların başarılı realizasyonlarını yerinde ön koşul olarak kontrol etmeden, uygulamanız istenen çıktıları oluşturamayabilir.

Günümüzün şaşırtıcı Teknoloji Dünyasında, pek çok insan ‘’ Eğer bir araç varsa, tüm problemlerimizi çözebilir.’’ düşüncesindedir. Bazen, benzer düşünce yapısı, bir şirket kendi Proje portföyünü yönetmek için PPM sistemini kullanmayı tasarladığında da hakim olur.

Hiç şüphe yok ki, akıllı bir uygulamayı devreye almak, devasa süreç ve kültür sorunları ile karşı karşıya kalmaktan daha kolaydır.

Bazıları için, PPM’e doğru atılan ilk adım; “uygun en iyi PPM aracı” nı satın almak ve yüklemektir. Fakat sonrasında iş süreçlerine sahip olmadıklarının farkına varırlar. PPM aracının imkanları doğrultusunda değişmesi gereken iş süreçleri ile karşı karşıya kalırlar. Çoğu zaman başarısız olurlar ve tüm sorumluluğu PPM ürününe atarlar.

PPM projeleri, kurumun PPM olgunluk seviyesinin net bir şekilde değerlendirilmesi, PPM’e olan isteği ve gelişime açık olma becerisi ile başlar. Şu anda olgunluk seviyesi 1. seviyede ise, gerçekçi olunursa 4. ve 5. seviye ne kadar uygundur ve şirket bunu ne kadar çabuk başarabilir? PPM’nin en iyi uygulamalarını hayata geçirmenin zamanı gelmiş olabilir, ancak istenen seviyeye ulaşmak aylar sürebilir. PPM olgunluğu tek bir olay değil, bir yolculuktur.

Bu düşünceye göre araç seçimi ikincil önemdedir. En iyi araç, teknoloji pazarının kararına bakılmaksızın, şirketin çok özel ihtiyaçlarına en iyi hizmet veren araçtır.

Aşağıda, bir Proje Portföy Yönetimi (PPM) uygulamasına yaklaşırken göz önüne alınması gereken bazı dinamikler listelenmiştir.

1. Kuruluşunuzdaki PM süreçleri ve uygulamaları hayata geçirin. Eğer, belgelendirilmiş bir metodolojiye ve uygulamaya sahip değilseniz, bir aracın tanıtımı herhangi bir fark yaratamaz.
2. Yöneticilerin desteğini ve kaynakları güvence altına almalısınız. Bunları paydaş gruplara bir aracı tanıtmanın faydaları ile iletmeye çalışıyorsanız, yeterince başarılı olduklarından emin olmanız gerekir.
3. Aracı ilk dönemden sonra destekleyecek insani ve mali kaynakları tahsis edin. Bir PPM çözümünün Onprem mi ( şirket bünyesinde server da) yoksa Online mı (internetten abonelik- bulutta) olduğuna bakılmaksızın, son kullanıcılarınıza uygulama desteği sağlamak, koçluk veya uyumluluk sorunlarını tanımlamak ve ele almak, son kullanıcılardan geri bildirim almak, bu geribildirimi prosedürlerinizdeki ve araç konfigürasyonundaki devam eden gelişmelere dahil etmek için, dahili veya harici personeliniz olmalı. Bunun ötesinde, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ve seçtiğiniz aracın kabiliyetlerine bağlı olarak, mevcut işletme sistemlerinizle iletişim için arayüzler oluşturarak yazılım geliştirmeniz gerekebilir ve aracın merkezi veri deposundan özel raporlar hazırlamak için rapor talep ediyor olabilirsiniz.
4. Gösterge tablolarını ve raporları oluşturmak için proje verilerini girip projenin devam etmesi bekleniyorsa eğer, PPM çözümü, birincil son kullanıcılara adapte edilmeli. Ekip üyeleri için idari iş yükünü arttırmamaya çalışılmalı. Halihazırda geçerli olan mevcut prosedürler ve süreçler varsa, kullanıcıların adaptasyonuna yardımcı olmak için mevcut alışkanlıklardan, uygulamalardan ve prosedürlerden yararlanabilirsiniz.

5. Kullanıcılarınızı rollerine göre eğitin. Belirlenen hedefleri gerçekleştirmek için yeterli tecrübeye sahip yeterli personelinizin olup olmadığını kontrol edin. Farklı insanların nihai Proje ve  Portföy yönetim sürecinde farklı roller üstleneceğini unutmayın. Kullanıcılarınız, proje yönetim dilini anladıklarında PPM’i daha verimli kullanacaklardır. Ancak aslında, planları oluşturmaktan hiçbir zaman sorumlu olmazlarsa, her çalışanı bir proje zamanlayıcısı olarak yetiştirmek mantıklı değildir. Varsayılan olarak, dört rolü düşünebilirsiniz: Yönetici, Proje Yöneticisi, Ekip Üyesi ve Üst düzey Yönetici. Tabii ki, örgüt yapısına bağlı olarak roller oldukça farklı olabilir.

Hedefinize ulaşmak için küçük adımlar atarken PPM yolunu bir yolculuk gibi düşünün. Nitekim yönetim kullanıcıları hedeflerine ulaşmaları konusunda kendi yeteneklerinin izin verdiğinden daha ötesine zorlayamaz.

Bugünün zorlu ekonomisi ve küresel rekabetin etkisi ile şirketler, projelerinin üçte birinin başarısızlığından kurtulamıyor. PPM’i uygulamak ise iş hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olacak başarılı, olgun bir PPM disiplinine sahip olmalarına yardımcı oluyor.

Şener KARA